W ramach nowej perspektywy finansowej 2021 – 2027 przedsiębiorcy mają szereg możliwości pozyskania dotacji na rozwój swoich przedsiębiorstw. O tych najbardziej atrakcyjnych pisaliśmy tutaj. Jednak nowa perspektywa, to nie tylko nowe nabory, ale też kilka nowych zasad udzielania zamówień w ramach projektu, z którymi warto się zapoznać.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady procedury udzielania zamówień, wynikające z nowej perspektyw finansowej 2021 – 2027.  

ZAKUPY DO 50 000 PLN NETTO BEZ KONIECZNOŚCI STOSOWANIA POCEDURY WYBORU WYKONAWCY

Nowa perspektywa finansowa zniosła konieczność prowadzenia procedury rozeznania rynku dla zamówień o szacunkowej wartości od 20 000 do 50 000 PLN netto. Obecnie każdy zakup, którego wartość szacunkowa mieści się w kwocie do 50 000 PLN netto, można dokonać z pominięciem procedur, czyli w trybie „z wolnej ręki”. Nie zmienia to jednak faktu, iż zgodnie z wytycznymi każdy wydatek powinien zostać poniesiony w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.  

ZASADA KONKURENCYJNOŚCI – ZMIANA PROGÓW I SPOSOBU SKŁADANIA OFERT

Zasada konkurencyjności pozostaje podstawowym sposobem na wyłonienie wykonawcy w ramach projektu. A kluczowe zmiany wprowadzone nowymi wytycznymi dotyczą zmiany progów niezbędnych do określenia terminu na składanie ofert oraz sposobu składania ofert.

Minimalny termin składania ofert w dalszym ciągu wynosi:
- 7 dni – w przypadku ostaw i usług,
- 14 dni – w przypadku robót budowlanych.

Natomiast znaczną zmianę możemy zauważyć w odniesieniu do progów, które powodują konieczność wydłużenia terminu składania ofert do 30 dni. Obecnie obowiązujące progi to:
- 750 000 EUR (tj. 3 340 200 PLN) w przypadku dostaw i usług,
- 5 382 000 EUR (tj. 23 969 275 PLN) w przypadku robót budowlanych.

W dalszym ciągu jednak obowiązuje bezwzględna zasada agregowania szacunkowej wartości zamówień realizowanych w ramach projektu, co oznacza zakaz podziału tych wartości, jeżeli usługi, dostawy czy roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie. Należy również pamiętać, by wyznaczony termin składania ofert uwzględniał złożoność zamówienia oraz czas potrzebny na przygotowanie oferty.

Kolejną nowością jest sposób składania ofert. Obecnie oferty w ramach ogłoszenia muszą być składane wyłącznie za pośrednictwem platformy Baza Konkurencyjności 2021 (BK2021). Zatem wszelkie oferty złożone bezpośrednio do Zamawiającego (w wersji elektronicznej i papierowej) będą nieważne i nie będą brane pod uwagę w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Komunikacja między oferentami, a zamawiającym (pytania i odpowiedzi) w dalszym ciągu może być prowadzona wyłącznie za pośrednictwem BK2021.  

NAJWAŻNIEJSZE ELEMENTY ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Choć struktura zapytania ofertowego nie uległa zmianie, warto przypomnieć jakie są jego najważniejsze elementy:

  • Opis przedmiotu zamówienia – wyczerpujący i jednoznaczny, z dokładnymi i zrozumiałymi określeniami oraz wskazaniem wszystkich wymagań i okoliczności istotnych dla przygotowania oferty, a jednocześnie nieograniczający konkurencji.
    • Warunki udziału w postępowaniu – opcjonalne. Muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne do niego oraz muszą umożliwiać ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. Postawienie ich pozwala wyeliminować niepewnych oferentów, jednak nie mogą sztucznie ograniczać konkurencji.
      • Kryteria oceny ofert – policzalne i odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Można postawić kryterium dotyczące wyłącznie ceny lub rozbić je i wskazać również kryteria pozacenowe.
        • Termin składani ofert – zależny od przedmiotu zamówienia i ustalany na podstawie szacowanej wartości zamówienia.
          • Termin realizacji zamówienia – może zostać oznaczony w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach albo przez wskazanie konkretnej daty.
            • Informacje na temat zakresu wykluczenia – konieczne w celu uniknięcia powiązań kapitałowych/osobowych między zamawiającym i oferentami oraz w celu uniknięcia konfliktu interesów.
              • Warunki istotnych zmian umowy – zawarcie ich w zapytaniu ofertowym umożliwi stronom dokonanie zmian w zawartej umowie.

                Podsumowując - zasada konkurencyjności w nowej perspektywie finansowej staje się podstawowym sposobem udzielania zamówień, ponieważ nie występuje już zasada rozeznania rynku. Udzielanie zamówień w ramach projektu jest jednym z podstawowych obszarów ryzyka każdego projektu. Popełnienie błędu w ramach procedury przetargowej może wiązać się z nałożeniem korekty finansowej na wydatki kwalifikowalne. Dlatego warto w tym zakresie skorzystać z pomocy specjalistów pracujących w naszej firmie. Zweryfikujemy i zaproponujemy odpowiednie zapisy w zapytaniu ofertowym, tak by postępowanie zostało przeprowadzone zgodnie z wymogami i przepisami prawa.

                Natalia Gawęda
                Starszy specjalista ds. rozliczania projektów

                Nasi Partnerzy