Otrzymałem dotację i co dalej?

Rekomendowanie projektu do dofinansowania, po emocjonującym procesie aplikacji, jest dopiero pierwszym krokiem do sukcesu. Warto pamiętać, że korzystanie z dofinansowania ze środków unijnych jest procesem wieloetapowym i sformalizowanym. Dlatego też, aby uniknąć przykrych niespodzianek, niezbędne jest przestrzeganie określonych procedur i wymagań.

Oto kilka kroków, które będą pomocne w poprawnym rozliczeniu otrzymanej dotacji:

  • Znajomość zasad gry: Przed przystąpieniem do realizacji projektu warto szczegółowo zapoznać się z umową o dofinansowanie i wytycznymi projektowymi, zwracając przy tym uwagę na wszelkie zobowiązania, terminy, warunki i regulacje związane z prawidłową realizacją i rozliczeniem projektu.
    • Plan działań: Każdy projekt ma określony zakres, harmonogram, budżet i rezultaty, które zostaną osiągnięte w wyniku jego realizacji. Znajomość założeń projektowych jest konieczna do opracowania realistycznego i osiągalnego, w kontekście dostępnych środków finansowych i czasu, planu działania, zapewniającego efektywną realizację inwestycji. Warto więc, przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań, przeanalizować treść dokumentacji aplikacyjnej.
      • Zapewnienie transparentności: Dotacja współfinansująca projekt pochodzi ze środków publicznych, stąd wszelka dokumentacja, związana z realizacją inwestycji, musi zapewniać jasną ścieżkę audytu. Oznacza to, że od momentu podpisania umowy o dofinansowanie należy pamiętać o:

        - wyodrębnieniu ewidencji księgowej, pozwalającej na śledzenie wszystkich operacji związanych z projektem;

        - opatrzeniu dokumentacji projektowej odpowiednimi opisami i logotypami oraz jej przechowywaniu przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie.

        Dokumentacja powinna być kompletna, czytelna i łatwo dostępna w razie kontroli.

        • Raportowanie zmian: Projekt to żywy organizm, który w czasie trwania ulega przemianom. To oznacza, że może nie zostać zrealizowany dokładnie w taki sposób, jaki przewidziano w dokumentacji aplikacyjnej. Dlatego należy pamiętać, że jeśli w trakcie lub po zakończeniu realizacji projektu, zaistnieje konieczność wprowadzenia zmian w zakresie rzeczowym, budżecie, harmonogramie, efektach projektu czy statusie prawo-organizacyjnym przedsiębiorstwa realizującego inwestycję, można je wdrożyć dopiero po uprzednim uzyskaniu zgody instytucji finansującej.
          • Monitoring: Decydując się na korzystanie z dofinansowania, trzeba mieć świadomość, że realizowana inwestycja nie jest celem samym w sobie, ale powinna prowadzić do osiągnięcia określonych w dokumentacji aplikacyjnej efektów, które będą weryfikowane przez instytucję finansującą. Regularne monitorowanie postępów projektu, rejestrowanie osiągniętych celów i rezultatów ułatwi wywiązanie się z obowiązków, wskazanych w umowie o dofinansowanie, a w razie potrzeby – umożliwi wnioskowanie o zmiany.
            • Sprawozdawczość: Niezależnie od przyjętej metody finansowania projektu (zaliczka, refundacja poniesionych wydatków), należy pamiętać o terminowym składaniu wniosków o płatność. To na ich podstawie instytucja finansująca ocenia zgodność realizacji projektu z obowiązującymi regulacjami, jak również akceptuje poniesione przez przedsiębiorcę wydatki, związane z inwestycją. Wnioski o płatność składane są zgodnie z przyjętym harmonogramem płatności, jednak nie rzadziej niż co 3, a w wyjątkowych przypadkach co 6 miesięcy. Ich zatwierdzenie umożliwia przekazanie przedsiębiorcy kolejnej puli środków na realizację projektu, a tym samym zachowanie płynności finansowej. Warto więc zadbać o poprawność ich przygotowania.
              • Okres trwałości: Zakończenie projektu zgodnie z umową o dofinansowanie i jego ostateczne rozliczenie nie oznacza jeszcze końca formalności. Do pełnego sukcesu projektu brakuje tylko jednego elementu – utrzymania inwestycji i osiąganych przez nią efektów przez okres trwałości, który, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, wynosi 3 lub 5 lat. Należy przy tym pamiętać, że w tym czasie projekt może być kontrolowany, dlatego też w przypadku pojawienia się planów wdrożenia zmian, mających wpływ na zakres projektu lub status prawno-organizacyjny przedsiębiorstwa, należy każdorazowo wystąpić do instytucji finansującej o zgodę na ich wprowadzenie.

                Podsumowując – poprawna realizacja i rozliczenie projektu dofinansowanego ze środków unijnych to proces skomplikowany i sformalizowany. Kluczem do sukcesu jest orientowanie się przez przedsiębiorcę w szczegółowych wymaganiach i procedurach instytucji finansującej oraz podejmowanie działań, które są z nimi zgodne. Spełnienie tych warunków zapewni utrzymanie dofinansowania w wysokości wskazanej w umowie o dofinansowanie. W przypadku obaw przed samodzielnym rozliczaniem projektu, można powierzyć to zadanie profesjonalistom.

                 Magdalena Sulikowska
                Starszy specjalista ds. rozliczania projektów

                Nasi Partnerzy